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开发信容易被屏蔽?免费稳定的外贸邮箱方案在这

对于处理过400+优秀外贸网站建设项目的「慢慢来」来说,遇到的客户问题总是形形式式的。

其中出现较频繁,外贸客户较关心的问题就有:

网站邮箱/企业邮箱怎样设置?为什么我设置的邮箱发不出或收不到邮件?

在「慢慢来」,由于邮箱涉及客户隐私,一般都是客户自己设置的。我们做的更多是协助客户做域名解释。但在帮客户解决更多难题的路上,我们从未吝啬过。

这次小编冒着秃头的风险,烧脑总结独家内部经验,又双叒叕给大家送免费干货了。


一、为什么邮件总被屏蔽?

这里说的邮件指的是外贸企业或soho发给国外客户的邮件。

常见的原因主要有二:

1)有RBL(Realtime Blackhole List,实时黑名单列表/技术)的各种第三方黑名单机构,把你的发信IP+发信域名(邮箱地址)列入黑名单。这样,你的邮件会发不出去或被直接退信,收件方在收件箱或垃圾箱里都看不到你的邮件。这篇文章主要解决的就是这个问题:怎样尽量避免被blacklist。

2)你的发信行为可疑,譬如向同一个收件地址同时发多个邮件,或者大量群发邮件等,让你的邮件看起来像spam email(垃圾邮件), 邮件就会被放进垃圾箱。针对这点,文章也会给出适当的避坑建议哦。


二、被验证有效的免费方案

外贸独立站的邮箱解决方案,可以分为免费和收费的:

•  免费方案:选择稍少,需要花时间研究和试验,这里已经帮大家总结了不少,更适合想省钱的soho或者中小型外贸企业。

•  收费方案:只要不差钱,预算充足,选择就比较广了,可能更有保障和更少限制,更适合邮件需求量大的中大型外贸企业。

收费方案在这里就不细说了,比较下需求和性价比就行。常见的国外有Zoho Mail,G Suite,Mailchimp,或者VPS搭配Amazon AWS等;国内的有阿里企业邮箱、华为云企业邮箱、腾讯企业邮箱专业版等。

这篇文章,我们主打免费的解决方案,都是有被验证过的,可以大胆放心用喔!

(噢...不错哦)

1. ImprovMX

https://improvmx.com/

•  好处:非常适合只有个人邮箱,没有企业邮箱的个体使用,目前也相当稳定,免费;

•  限制:每天不可发超过500封邮件,必须绑定Gmail使用,需要飞机场(不懂百度下)。

ImprovMX是个email forwarding也就是邮件代收和转发工具,它会把你的Gmail和域名关联,相当于以Gmail为载体,把你的个人邮箱企业化,1个Gmail可以配置5个以内“企业邮箱”(域名邮箱)

譬如你的个人邮箱abc@gmail.com关联绑定域名www.123.com后,可以设置出sales@123.com, support@123.com, info@123.com等三个域名邮箱。凡是发送到这三个域名邮箱的邮件都将被ImprovMX转到你的个人邮箱abc@gmail.com。并且,你的个人邮箱都有相应提示,显示每个邮件来自哪个域名邮箱(小编觉得要rap起来了~),那么你就可以相应处理了。

具体设置方法

1)搞定域名

买好外贸网站的域名如www.123.com(namecheap, godaddy, 阿里云等都可以购买域名)。

2)搞定收件

•  在ImprovMX上注册一个账号,绑定域名(active);

•  ImprovMX会生成相应的DNS设置要求,你需要把对应的MX和SPF记录值添加到你的name server域名服务器如Siteground(MX是邮件交换记录,建立Gmail和域名关系;SPF和DKIM类似,是授权域名发送记录,向收件方表明可靠身份);

(ImprovMX的MX值)
(把ImprovMX的MX值对应添加到域名服务器,如Siteground)
(ImprovMX的SPF值)
       (把ImprovMX的SPF值对应添加到域名服务器,如Siteground)

•  逐一添加域名邮箱如刚刚说的support@123.com等,测试域名邮箱能否正常收件。

(添加域名邮箱)
       (测试域名邮箱)

通过这一步,我们实现了域名邮箱/企业邮箱的收件功能

3)搞定发件

•  登录个人Gmail账号如abc@gmail.com;

•  在这账号的Gmail设置上,配置Send mail as代发功能,添加需要的域名邮箱,设置好SMTP配置,并验证域名邮箱。

(Gmail “Send mail as”的添加域名邮箱入口)
(添加域名邮箱)
(设置SMTP)
(验证域名邮箱)

注意:

•  在此之前,注意需要在Chrome浏览器的“管理您的Google账号”的“安全性”上关闭“两步认证”,打开“安全性较低的应用的访问权限”,不然会出错;

(浏览器管理谷歌账号,关闭“两步认证”,打开“安全性较低应用访问权限”)

•  如果你只需要一个域名邮箱,就把这个域名邮箱设为default默认邮箱。

(Gmail设置,设置默认回邮域名邮箱)

•  另外过程中需要填的Gmail的smtp端口搜索一下就有了。

Gmail SMTP port (TLS): 587.

Gmail SMTP port (SSL): 465.

通过这一步,我们实现了域名邮箱/企业邮箱的发件和回件功能

4)最后实现

•  使用Gmail的smtp服务器发送邮件(Gmail出名,ip不容易被屏蔽) ;

•  个人Gmail做到“企业邮箱”的效果,域名后缀的邮箱增加了专业性和可信度;

•  每天可以发送500封以内的外贸邮件,发件数量一般外贸soho/企业够用。

至此,ImprovMX的企业邮箱就设置完成了。

2. Yandex.Connect

https://connect.yandex.com/

•  好处:免费且送达率高不易进垃圾邮箱,一个域名可以配置高达1000个域名邮箱

•  限制:配置更复杂,网页端较手机端友好,经常需要human verification(验证码)。

Yandex是俄罗斯一个综合的团队协作和沟通工具,而且全免费。其中我们可以利用到他们的企业邮箱/域名邮箱功能Yandex.Connect。它可以添加员工、部门、团队等域名邮箱账号,方便企业管理。

具体设置方法

1)申请Yandex Mail账号

https://mail.yandex.com/去create an account创建账号并登录账号;

2)申请域名邮箱

https://connect.yandex.com/pdd/去填写域名并注册域名邮箱(之前是完全免费的,现在貌似是6个月免费)。

(注册域名邮箱)

注册之后,就会进入webmaster后台

https://connect.yandex.com/portal/services/webmaster

3)验证域名

进入webmaster后台后,再填写一次域名,并且点击下面的“Подтвердить домен”验证域名所有权。

(验证域名所有权)

验证方法有4种,选择一种就好(DNS record最简单):

•  Meta tag——在域名主页的<head>标签内增加Yandex提供的代码;

•  HTML file——在网站根目录创建一个yandex_(verification code).html文件,并将HTML filea框中的代码复制进去;

•  DNS record——将DNS record框中的内容添加为域名管理页的TXT record,这一步骤可能需要几分钟到72小时完成验证;

•  WHOIS——大部分域名已有WHOIS保护,不推荐使用(有.ru或俄罗斯相关域名无法使用这个认证方式)

4)配置Cname/MX/SPF/DKIM

(配置记录值)

验证完域名所有权之后,根据Yandex的DNS record要求(如上图),把红框的每个值搬到自己的域名管理器name server(如name cheap, godaddy)对应的DNS域名设置即可。譬如需要搬运的值有:

CName记录(别名记录,将域名指向另一个域名)

Value: domain.mail.yandex.net.

Name/Host: mail

MX记录(邮件交换记录,将域名指向邮件服务器地址)

Value: mx.yandex.net.

Priority: 10

(Subdomain) Name/Host: @

SPF记录(授权域名发送记录,反垃圾邮件)

添加一条TXT

Value: v=spf1 redirect=_spf.yandex.net

Name/Host: @

DKIM签名(与SPF类似)

添加一条TXT

Name/Host: mail._domainkey

Value: 复制原来表格中的(每个Yandex账号会不一样)

备注:如果没有添加到Value的话,后面可以从这里复制

https://connect.yandex.com/portal/services/mail

5)添加域名邮箱账户

以上设置好后,在左侧栏Admin tools进入Yandex Connect,点击“Все сотрудники”进行企业邮箱人员管理。每次填写好一个人员的信息点“Add”按钮就可以完成添加,这样,该人员便可以通过域名邮箱的帐号密码在Yandex Mail中登录了。

另外,注意完成添加的同时,新添加人员要先登录一次(需要同意一个协议),以激活这个域名邮箱的账号。

6)测试邮件收发

上面登录添加好的新域名邮箱后,通过https://www.mail-tester.com/检测发件效果,检测结果会列出可以改善的设置。

7)配置客户端

如果不是通过网页端而是客户端登录的话,客户端就需要在账户设置中添加以下配置:

POP3:pop.yandex.com SSL端口:995

SMTP:smtp.yandex.com SSL端口:465

IMAP:imap.yandex.com SSL端口:993

然后通过前面提到创建的新域名邮箱的账号密码来登录就可以了。

这样,就把Yandex企业邮箱配置好了。

另外,Yandex Support里面也有非常详细的FAQ可以帮助你进行每一步的设置。

https://yandex.com/support/connect/

这里也有一个不错的油管视频,有空可以看看如何一步步完成设置。

https://www.youtube.com/watch?v=CKXMfcEGCuc3

3. 腾讯企业邮箱基础版

https://exmail.qq.com/cgi-bin/readtemplate?t=new_index/versionCmp

其实,整体而言,国外的平台会更加不易被拉黑。但也不是说,国内的就不行哦,只是要验证和选择。

说到国内方案的话,必须提醒一个:据我们的经验,163网易企业邮箱比较容易收不到/漏收邮件,如果可以选择的话,尽量避免使用网易企业邮箱。

目前国内比较推荐的免费企业邮方案是腾讯的企业邮箱基础版。

•  好处:免费,中文界面,较好理解和易操作,联系客服也简单;

•  限制:每天500封以内邮件,只能配置3个域名邮箱,每个1G容量。

腾讯企业邮箱,相信也不用我们多介绍了。目前其海外连接能力已经比较强大成熟,海外投递IP分布在美国、新加坡、澳大利亚等多个国家,相当稳定。如果要实现更多更高级的功能,还可以选择购买其专业版。不过对于中小微外贸企业和soho,一个外贸网站3个业务域名邮箱和基础功能也够用了。

具体设置方法

1)准备域名

准备好正规的域名和注册腾讯企业邮箱账号,绑定域名(域名转入)。

2)解析域名

到后台的“解析设置”中添加MX和SPF(TXT)记录:

•  添加2个MX记录

添加解析—>记录类型:MX—>主机记录:@—>记录值:mxbiz1.qq.com—>优先级:5—>TTL值:10分钟

添加解析—>记录类型:MX—>主机记录:@—>记录值:mxbiz2.qq.com—>优先级:10—>TTL值:10分钟

•  添加1个SPF记录

添加解析—>记录类型:TXT—>主机记录:@—>记录值:v=spf1 include:spf.mail.qq.com ~all—>TTL值:10分钟

3)设置客户端

如果需要客户端登录,需要在“解析设置”中添加CNAME记录(smtp/imap/pop):

•  添加3个CNAME记录

添加解析—>记录类型:CNAME—>主机记录:smtp—>记录值:smtp.exmail.qq.com—>TTL值:10分钟

添加解析—>记录类型:CNAME—>主机记录:imap—>记录值:imap.exmail.qq.com—>TTL值:10分钟

添加解析—>记录类型:CNAME—>主机记录:pop—>记录值:pop.exmail.qq.com—>TTL值:10分钟

(来源:百度经验,腾讯企业邮箱需要添加的DNS值)

4)添加成员

添加需要的域名邮箱(添加成员),填好相应信息后,每个成员就可以通过设置的账号和密码登录。

至此,腾讯企业邮箱就基本设置完成了。

4. 验证工具

这里最后分享3个测试邮箱有否被拉黑和收发是否正常的工具:

1)https://www.mail-tester.com/

(注意,它指定的测试收件地址,每刷新一次页面地址都会变,别发错了。)

2)http://isnotspam.com/

(跟mail-checker类似)

3)https://www.emailcamel.com/

(可以批量测试)


更多注意事项

文初提到过,除了被拉黑之外,如果你不注重自己的邮件细节,被收件方认为是垃圾邮件的话,你的邮件也会被扔到垃圾箱。因此还有一些注意事项是可以改善的:

1. 收集有效、高质量的客户邮箱

可以先用上面的mail-tester等工具测试一次,客户邮箱有效能减少退信机会;高质量、高相关性的客户才会打开你的邮件,邮件被打开可以减少进被过滤的可能。

2. 不时更新开发信模版,保证邮件质量

不要总用企业邮箱群发完全一样的开发信,邮件标题和内容适当变换,减少可疑行为。

3. 同一客户不要发太多邮件,减少投诉

这种太频繁的发信行为,极大可能增加被投诉的可能,也容易被反垃圾邮件平台拉黑。

4. 避免垃圾邮件字符,重复内容多

邮件主题和正文内容都要避免出现乱码,没有意义的字符;也要避免同一封邮件出现过多重复内容。

5. 避免发纯图片或图片太多的邮件

如果你的邮件一定要出现图片,可以减少图片数量和优化图片质量,图片太多容易被拉入垃圾箱。


四、说到最后

这篇文章明显偏技术型,作为文科生的小编表示有点秃然,并开始有一丢丢理解我们公司的程序员。

不过,为了让大家的线上外贸营销之路更少障碍,对于能挖掘的干货,我们都会不遗余力挖出来给你们的。

(猛男感动)

上面提到的免费企业邮箱解决方案,对于大部分外贸人来说,应该够用了。暂且收好了,且用且珍惜。

不过小编有一种感觉,这些方案都是会更新和进化的。譬如现在免费的,说不定以后就不免费了。就像现在还没发家,说不定以后你就致富了(😂 说个笑)。

以后可能也会出现更多实用方案,只要好学的你们坚持留意和学习,难题总能解决的。更何况你们还有「慢慢来」呢?

下期见~


以询盘为导向的数字营销方法论,

才是中国制造未来应该要走的路。慢慢来,在路上。

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